QUYẾT ĐỊNH

Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

của Văn phòng Sở Ngoại vụ thành phố Hà Nội

GIÁM ĐỐC SỞ NGOẠI VỤ THÀNH PHỐ HÀ NỘI

 Căn cứ Thông tư liên tịch số 02/2015/TTLT-BNG-BNV ngày 28/6/2015 của Bộ Ngoại giao và Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Ngoại vụ thuộc Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Quyết định 2076/QĐ-BNV ngày 31/12/2015 của Bộ Nội vụ phê duyệt danh mục vị trí việc làm trong các cơ quan, tổ chức hành chính của Thành phố Hà Nội;

Căn cứ Quyết định số 43/2016/QĐ-UBND ngày 26/9/2016 của Ủy ban Nhân dân thành phố Hà Nội về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Ngoại vụ thành phố Hà Nội;

            Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Sở Ngoại vụ thành phố Hà Nội;

QUYẾT ĐỊNH :

Điều 1. Vị trí, chức năng

Văn phòng Sở Ngoại vụ là đơn vị thuộc Sở Ngoại vụ, có chức năng tham mưu, tổng hợp giúp Giám đốc, Ban giám đốc Sở chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của Sở Ngoại vụ; Điều phối, đôn đốc và kiểm tra các đơn vị của Sở trong việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án đã được cấp thẩm quyền phê duyệt và chỉ đạo của lãnh đạo Sở; Kiểm tra, giám sát việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước của Sở về công tác đối ngoại, thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Ngoại vụ; Thực hiện công tác nội vụ, nội chính và tài chính cơ quan.   

Điều 2. Nhiệm vụ, quyền hạn

1. Giúp Giám đốc, Ban Giám đốc điều phối mọi mặt hoạt động và các lĩnh vực công tác của Sở (tại Quyết định 43/2016/QĐ-UBND) được hiệu lực, hiệu quả, hoàn thành công vụ đúng thời gian quy định, tuân thủ kỷ luật công vụ, kỷ cương hành chính, thực hiện Quy chế làm việc, Quy chế văn hóa công sở của Sở Ngoại vụ trong toàn cơ quan.

2. Hành chính tổng hợp

- Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Sở; chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất; tổ chức các hội nghị giao ban tổng kết, sơ kết và các cuộc họp cơ quan.

- Đầu mối liên hệ công tác giữa Sở với các đơn vị, các cơ quan liên quan trong và ngoài Thành phố, trong các Ban chỉ đạo, Ban tổ chức, Tổ công tác liên ngành của thành phố và trung ương; Đôn đốc các đơn vị trong Sở thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao khi lãnh đạo Sở tham gia thành viên các ban chỉ đạo liên ngành.

- Đôn đốc các đơn vị tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án về công tác đối ngoại sau khi được cấp thẩm quyền phê duyệt và chỉ đạo của Giám đốc, Ban giám đốc Sở.

- Biên tập, in ấn và phát hành các ấn phẩm thông tin đối ngoại, quản trị trang web của Sở; Thực hiện nhiệm vụ phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí theo Quy chế phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí của Sở Ngoại vụ.

3. Hành chính một cửa

- Quản lý, điều hành bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính;

- Tham mưu thực hiện cải cách hành chính theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính của UBND thành phố.

- Phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát các đơn vị trong thực hiện chức năng quản lý nhà nước của Sở về công tác đối ngoại và trong cung cấp các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở.

4. Hành chính quản trị

- Giúp Giám đốc Sở quản lý tài chính, tài sản công và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ theo quy định của pháp luật và phân cấp của UBND thành phố.

- Chủ trì hướng dẫn, phối hợp các đơn vị của Sở lập kế hoạch dự toán ngân sách hàng năm của Sở; thực hiện thanh quyết toán trên cơ sở quy chế chi tiêu nội bộ của Sở và các quy định khác của nhà nước đáp ứng yêu cầu công tác, đúng quy định của pháp luật;

- Đầu mối phối hợp với các cơ quan Sở Tài chính, Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước trong thực hiện ngân sách của Sở được giao.

- Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ và xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn, nghiệp vụ đối ngoại.

- Bố trí phương tiện, vật chất hậu cần phục vụ công tác, bảo vệ cơ quan bảo vệ an ninh an toàn và phòng chống cháy nổ.

Văn thư, lưu trữ:

- Tiếp nhận và xử lý văn bản công văn đến, công văn đi;

- Hướng dẫn các đơn vị thực hiện các quy định văn thư, lưu trữ; đôn đốc các đơn vị định kỳ giao nộp hồ sơ tài liệu để lưu trữ theo quy định;

- Tổ chức chỉnh lý, quản lý và lưu trữ hồ sơ tài liệu; thực hiện lưu trữ đối với hồ sơ, công văn và toàn bộ tài liệu đi, đến thuộc loại mật của Sở;

5. Tổ chức nhân sự

- Tham mưu Giám đốc Sở về các chính sách và biện pháp trong lĩnh vực tổ chức bộ máy, biên chế tuyển dụng, quản lý, đào tạo, bồi dưỡng, chế độ chính sách lao động, tiền lương và bảo vệ chính trị nội bộ đối với cán bộ, công chức; Tham mưu, trình Giám đốc ký ban hành các quyết định và văn bản quản lý thuộc thẩm quyền ban hành của Giám đốc Sở.

- Theo dõi, nghiên cứu, đề xuất các quy chế, quy trình, biện pháp trong công tác quản lý, quy hoạch, đề bạt, sử dụng, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ công chức.

- Thực hiện quản lý hồ sơ cán bộ theo quy định.

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác đối ngoại và báo cáo chuyên đề cho cán bộ công chức của Sở; Đề xuất và phối hợp với các đơn vị của Sở tổ chức các chương trình bồi dưỡng kiến thức và chuyên môn nghiệp vụ đối ngoại cho cán bộ, công chức của thành phố.

6. Công tác thi đua khen thưởng:

- Giúp Giám đốc theo dõi, tổng hợp và đánh giá công tác thi đua khen thưởng của Sở;

- Thực hiện nhiệm vụ thường trực và giúp Hội đồng Thi đua – Khen thưởng Sở đánh giá, xếp loại thi đua hàng năm;

- Kiến nghị Giám đốc các hình thức khen thưởng đột xuất và các hình thức khen thưởng cấp Sở cho các tập thể và cá nhân thuộc Sở;

7. Chánh Văn phòng Sở là Ủy viên Thường trực của Hội đồng: Thi đua – Khen thưởng, Tuyển dụng công chức và tham gia các Hội đồng khác theo sự phân công của Giám đốc Sở.

8. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công hoặc ủy quyền của Giám đốc.

Điều 3. Cơ cấu tổ chức

1. Lãnh đạo Văn phòng gồm Chánh Văn phòng và không quá 03 Phó Chánh Văn phòng do Giám đốc Sở bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định.

2. Văn phòng có các bộ phận sau:

a) Tổ chức

b) Hành chính tổng hợp:

- Tham mưu tổng hợp

- Thư ký biên tập

c) Hành chính một cửa

d) Hành chính quản trị

3. Biên chế của Văn phòng được phân bổ trên cơ sở vị trí việc làm được phê duyệt, gồm: Chánh Văn phòng; Phó Chánh Văn phòng; Tổ chức nhân sự; Hành chính tổng hợp; Hành chính một cửa; Quản trị công sở; Công nghệ thông tin; Kế toán; Thủ quỹ; Văn thư; Lưu trữ; Nhân viên kỹ thuật; Lái xe; Phục vụ; Bảo vệ.

Điều 4. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày ký.

Điều 5. Chánh Văn phòng, Chánh Thanh tra, Trưởng các phòng: Hợp tác Quốc tế, Lễ tân, Lãnh sự-Người Việt Nam ở nước ngoài thuộc Sở Ngoại vụ thành phố Hà Nội chịu trách nhiệm thi hàng Quyết định này./.

Admin