Xin phép tổ chức Hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn thành phố Hà Nội

23/07/2013

Giới thiệu chung về yêu cầu, trình tự thực hiện thủ tục Xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Trình tự thực hiện

 

I. Đối với trường hợp thuộc thẩm quyền cho phép tổ chức của Chủ tịch UBND Thành phố:

Bước 1: Cơ quan, đơn vị xin tổ chức hội nghị, hội thảo chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính của Sở, nhận phiếu hẹn có ghi ngày nhận và trả kết quả (01 ngày làm việc).

Bước 2: Phòng chuyên môn nghiên cứuthẩm định hồ sơ, Sở Ngoại vụ xem xét, trình Chủ tịch UBND Thành phố (02 ngày làm việc).

Bước 3: Chủ tịch UBND Thành phố xem xét, cho ý kiến gửi về Sở Ngoại vụ (03 ngày làm việc).

Bước 4: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính của Sở Ngoại vụ tiếp nhận kết quả của UBND Thành phố, chuyển trả kết quả cho tổ chức, lưu kết quả theo quy định (01 ngày làm việc).

* Đối với trường hợp hội nghị, hội thảo quốc tế cần lấy ý kiến cơ quan chuyên môn:

Bước 1: Cơ quan, đơn vị xin tổ chức hội nghị, hội thảo chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính của Sở, nhận phiếu hẹn có ghi ngày nhận và trả kết quả (01 ngày làm việc).

Bước 2: Phòng chuyên môn thẩm định hồ sơ, gửi văn bản đề nghị các đơn vị chức năng có liên quan cho ý kiến (01 ngày làm việc).

Bước 3: Các cơ quan chuyên môn có ý kiến trả lời (05 ngày làm việc).

Bước 4: Trên cơ sở ý kiến của các đơn vị chức năng, Sở Ngoại vụ tổng hợp, trình UBND Thành phố (01 ngày làm việc).

Bước 5: Lãnh đạo UBND Thành phố xem xét, trả lời văn bản gửi về Sở Ngoại vụ (03 ngày làm việc).

Bước 6: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính của Sở Ngoại vụ tiếp nhận kết quả của UBND Thành phố, chuyển trả kết quả cho tổ chức, lưu kết quả theo quy định (01 ngày làm việc).

II. Đối với trường hợp thuộc thẩm quyền cho phép tổ chức của Giám đốc Sở Ngoại vụ

Bước 1: Cơ quan, đơn vị xin tổ chức hội nghị, hội thảo chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính của Sở, nhận phiếu hẹn có ghi ngày nhận và trả kết quả (01 ngày làm việc).

Bước 2: Phòng chuyên môn nghiên cứu thẩm định hồ sơ, trình Lãnh đạo Sở ký văn bản trả lời (02 ngày làm việc).

Bước 3:Lãnh đạo Sở Ngoại vụ xem xét, ký văn bản trả lời (01 ngày làm việc)

Bước 4: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính của Sở Ngoại vụ tiếp nhận kết quả, chuyển trả kết quả cho tổ chức, lưu kết quả theo quy định (01 ngày làm việc).

* Đối với trường hợp hội nghị, hội thảo quốc tế cần lấy ý kiến cơ quan chuyên môn:

Bước 1: Cơ quan, đơn vị xin tổ chức hội nghị, hội thảo chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính của Sở, nhận phiếu hẹn có ghi ngày nhận và trả kết quả (01 ngày làm việc).

Bước 2: Phòng chuyên môn thẩm định hồ sơ, gửi văn bản đề nghị các đơn vị chức năng có liên quan cho ý kiến (01 ngày làm việc).

Bước 3: Các cơ quan chuyên môn có ý kiến trả lời (05 ngày làm việc).

Bước 4: Trên cơ sở ý kiến của các cơ quan chuyên môn, Phòng chuyên môn tổng hợp ý kiến các cơ quan chuyên môn, trình Lãnh đạo Sở (01 ngày làm việc).

Bước 5: Lãnh đạo Sở Ngoại vụ xem xét, ký văn bản trả lời (01 ngày làm việc.

Bước 6: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính của Sở Ngoại vụ tiếp nhận kết quả, chuyển trả kết quả cho tổ chức, lưu kết quả theo quy định (01 ngày làm việc).

Thời gian nhận hồ sơ: Các ngày trong tuần: từ thứ hai đến thứ sáu    + Sáng: từ 8h00 đến 11h00

          + Chiều từ 13h30 đến 16h30

 

Cách thức thực hiện

 

Trực tiếp tại Trụ sở Sở Ngoại vụ Hà Nội

(Số 10 phố Lê Lai, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội).

Thành phần, số lượng hồ sơ: Nộp trước 20 ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

 

Thành phần hồ sơ bao gồm:

a) Công văn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (theo mẫu phụ lục I);

b) Nội dung: những nội dung sẽ được trình bày trong hội nghị, hội thảo quốc tế và các tài liệu dự kiến sẽ phát tại hội nghị, hội thảo quốc tế. Tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và đóng dấu xác nhận của đơn vị.

c) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đầu tư đối với đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế là doanh nghiệp.

d) Giấy phép hoạt động của tổ chức nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (nếu có).

đ) Đối với các cơ quan, đơn vị nhà nước trực thuộc các sở, ban, ngành, UBND các quận, huyện, thị xã phải có công văn thống nhất của cơ quan chủ quản.

e) Đối với các quỹ, hội đoàn thể thuộc Thành phố phải có công văn thống nhất của Sở, ngành theo lĩnh vực chuyên ngành hoặc UBND quận, huyện, thị xã theo phân cấp quản lý;

g) Đối với hội thảo về tư vấn du học ngoài, ngoài các giấy tờ quy định tại các điểm a,b,c kể trên, cần có: Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động dịch vụ tư vấn du học tự túc; văn bản ký kết về hợp tác du học, đào tạo giữa đơn vị tổ chức (tư vấn) với phía đối tác nước ngoài;Thư từ giao dịch chứng nhận đại diện phía nước ngoài tham dự hội thảo;

h) Đối với hội nghị hội thảo về giới thiệu thuốc cần có Giấy tiếp nhận hồ sơ hội thảo giới thiệu thuốc của Sở Y tế Hà Nội.

i) Riêng đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế về hoạt động bán hàng đa cấp tổ chức ngoài các địa điểm là trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp và có các nội dung quy định tại khoản 1 điều 18 Nghị định số 42/2014/NĐ-CP ngày 14/5/2014 của Chính phủ về quản lý hoạt động bán hàng đa cấp thì phải có văn bản xác nhận tiếp nhận thông báo tổ chức hội nghị, hội thảo, đào tạo về bán hàng đa cấp của Sở Công Thương Hà Nội.

Các giấy tờ nộp là bản sao đã được chứng thực bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc bản sao (khi nộp mang theo bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu).

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Thời hạn giải quyết:

1. Đối với thẩm quyền do Chủ tịch UBND Thành phố cho phép:

- 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

+ Thời gian tại UBND Thành phố: 03 ngày làm việc.

+ Thời gian tại Sở Ngoại vụ:  04 ngày làm việc.

- Trường hợp cần lấy ý kiến của cơ quan chuyên môn là 12 ngày làm việc.

+ Thời gian tại UBND Thành phố: 03 ngày làm việc.

+ Thời gian tại Sở Ngoại vụ:  09 ngày làm việc.

2.  Đối với thẩm quyền do Giám đốc Sở Ngoại vụ cho phép: 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp cần lấy ý kiến của cơ quan chuyên môn là 10 ngày làm việc.

- Gửi hồ sơ hành chính (theo định dạng PDF) về hòm thư điện tử: của Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính của Sở Ngoại vụ (Email: motcua_songv@hanoi.gov.vn) (sau khi hoàn thiện hồ sơ đề nghị gửi bản chính cho Sở)

Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Các cơ quan, tổ chức

Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:

-         Thẩm quyền quyết định: Chủ tịch UBND Thành phố

-         Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Sở Ngoại vụ Hà Nội

Kết quả thực hiện thủ tục hành chính:

-         Văn bản trả lời của UBND thành phố Hà Nội.

-         Văn bản trả lời của Sở Ngoại vụ.

Lệ phí: Không có

Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai (đính kèm ngay sau thủ tục này): Phụ lục tại Quyết định 14/2016/QĐ-UBND ngày 20/4/2016 của UBND Thành phố Hà Nội về quản lý, tổ chức Hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn thành phố Hà Nội;

Yêu cầu, điều kiện thủ tục hành chính: Không có

Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

 

- Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg  ngày 30/11/2010 của Thủ tướng chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;

- Thông tư liên tịch số 02/2015/TTLT-BNG-BNV ngày 28/6/2015 của Bộ Ngoại giao - Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Ngoại vụ thuộc Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

-Quyết định 14/2016/QĐ-UBND ngày 20/4/2016 của UBND Thành phố Hà Nội về quản lý, tổ chức Hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn thành phố Hà Nội;